Nederlanders zijn direct, open en flexibel. Gevraagd naar de cultuur- en communicatieverschillen tussen Nederlanders en andere nationaliteiten is dat zo ongeveer het antwoord dat je krijgt. Het is een van de meest besproken en geliefde onderwerpen in het internationale bedrijfsleven. Zeker onder expats in Nederland én buitenland die onuitputtelijk de ene na de andere anekdote ophalen. Maar hoe ga je nu eigenlijk om met deze verschillen in de interactie met andere nationaliteiten? Kim van Eerde sprak voor C van Logeion met vier ervaringsdeskundigen over hoe je je staande houdt in een cultuur die niet de jouwe is. Het resultaat is een confronterend kijkje in de spiegel.

Maaike Veen werkte ruim acht jaar in Londen als (freelance) correspondente voor o.a. Trouw en Elsevier en in opdracht van verschillende PR-bureaus. Veen: ‘De verschillen vallen tussen Nederlanders en Britten vallen me eigenlijk meer op nu ik weer terugben. Nederlanders zijn direct en komen eigenlijk meteen to-the-point. Soms op het lompe af. Waar je in Nederland over de e-mail soms een zinnetje terugkrijgt, pakt men in Londen vaker de telefoon of je ontvangt een beleefde e-mail terug. Andersom vinden wij Britten vaak onbeschoft, omdat ze niet altijd recht in je gezicht zeggen waar het op staat. Het onderhouden van goede relaties is voor Britten veel belangrijker. Daar staan ze om bekend en ze weten dat spelletje ook slimmer te spelen. Groot-Brittannië heeft het meest levendige medialandschap met de beste en meest controversiële kranten. Daar omheen zit een hele geraffineerde PR-industrie.’

Valkuil
De grootste valkuil is volgens Veen dat Nederlanders denken dat beide landen zoveel op elkaar lijken: ‘Nederlanders denken de taal te spreken en kennen de Engelse humor. Waar kan het misgaan zou je denken? Niks is echter minder waar. Juist door teveel te leunen op de gelijkenissen, gaat er in de nuance zoveel verloren.’ Annette Birschel beaamt dit volledig. De Duitse woont sinds zeventien jaar in Nederland en werkt als correspondente voor verschillende Duitse media. Ook is zij auteur van o.a. Do ist der Bahnhof en Waar zijn de bitterballen? over de cultuurverschillen tussen Nederlanders en Duitsers. Birschel: ‘Juist door te denken dat we zo op elkaar lijken, kun je ontzettend de mist in gaan. Neem het kopje koffie. Dat lijkt slechts een detail. Elke Nederlandse zakelijk afspraak begint met een kopje koffie. Het moment bij uitstek om het ijs een beetje te breken. In Duitsland gebeurt dat niet. Een kopje koffie is al snel te persoonlijk. Business is business. Een persoonlijke noot wordt daar zorgvuldig buitengehouden. Sterker, als je iets over je privéleven vertelt, breng je Duitsers van hun stuk. Ze weten daar niet goed mee om te gaan.’

Gebrek aan hiërarchie
Kenmerkend voor het Nederlandse bedrijfsleven is de openheid en gebrek aan hiërarchie. De korte lijnen en vaak platte organisatiestructuur kennen andere culturen niet. Birschel: ‘Je kunt bij Nederlanders vaak niet zien wie de CEO en de chauffeur is. Dat kan zorgen voor onduidelijkheid over de onderlinge verstandhouding tussen collega’s. Wie neemt nu eigenlijk de beslissingen?’ Ook voor Marie Decker herkenbaar. Zij werkte de afgelopen tien jaar achtereenvolgens in Dubai, Singapore, Nederland en nu opnieuw in Dubai. Decker: ‘De hiërarchie is ook hier altijd aanwezig. Vertrouwen moet je winnen en met alle winden meewaaien zorgt ervoor dat je niet serieus wordt genomen. Je wilt je gezicht niet verliezen. Als officemanager houd ik touwtjes graag strak in handen. Als ik informeer waar mijn collega’s zijn als ze hun afspraken niet hebben bijgehouden in hun eigen agenda, kan dat overkomen alsof ik het gezag van mijn manager ondermijn of lijkt het alsof hij zijn werk niet naar behoren uitvoert. Hij is immers degene die de boel aanstuurt.

Overigens merk ik wel dat men elkaar in de internationale wereld waarin ik werkzaam ben voortdurend aftast en test. Om te polsen hoever je kan gaan. Manager of niet.’

Communicatie vervult sleutelrol
Duc Boorsma begeleidt voor het ministerie van Buitenlandse Zaken bouwprocessen van kanselarijen en residenties in het buitenland. Van Tokyo tot Washington. Boorsma: ‘Communicatie is de spil waar alles om draait. Gebrek daaraan kan uitdraaien op een rampzalig proces. Dat is in Nederland zo. In het buitenland is dat niet anders. Zeker in mijn vak. Bouwprocessen zijn eigenlijk wereldwijd hetzelfde. Om projecten van de grond te trekken, zul je je toch moeten aanpassen aan de lokale gebruiken. Als je – zoals wij – voor een korte periode invliegt, wil je snel stappen zetten. Bouwprocessen verlopen emotioneel en daardoor kom je dicht bij de culturele aspecten. De verschillen komen dan snel aan het oppervlak. En dan blijken wij Nederlanders toch wel erg direct en soms een ongeduldig volkje. In vele landen moet je daarmee rekening houden. Het aangaan van goede zakelijke relaties heeft daarvoor een zekere incubatietijd nodig. Je werkt eerst aan een onderlinge vertrouwensband om tot zaken over te gaan. Bijvoorbeeld in Azië werkten wij enkele jaren geleden samen met de gerenommeerde Nederlandse architect Hubert-Jan Henket aan een kanselarij in Bangkok. De lokale aannemer met wie wij werkten, had diep ontzag voor Henket, hetgeen resulteerde in een beleefde opstelling van zijn kant. Waar wij in Nederland met bepaalde richtlijnen in de bouw werken, zijn die er uiteraard in Thailand ook. Alleen komen die tijdens zo’n overleg uit beleefdheid niet op tafel. Dan moet je doorvragen om tot de kern en goede afspraken te komen. Maar uiteindelijk lukt het altijd.’

Vrije geest
Hoewel Nederland bekend staat om zijn regeltjesdrift en bureaucratie bij de overheid lijkt dat in het bedrijfsleven minder de standaard te zijn. Boorsma: ‘Nederlanders zijn toch ook wel vrijdenkers, die pragmatisch naar een probleem kunnen kijken en snel tot een oplossing kunnen komen. Andere culturen hebben meer moeite om afstand te nemen en grijpen terug naar de zekerheid van het contract. Maar daardoor wordt het probleem niet altijd opgelost. Van Japan tot Duitsland tot de Verenigde Staten. Als zich een probleem voordoet en daarvan moet worden afgeweken, blijken er voor alle oplossingen wel bezwaren te vinden te zijn. Nederlanders – die misschien wel aan de andere kant van het spectrum liggen – zijn toch meer gewend out-of-the-box te denken en te improviseren.’

Houd vast aan je eigenheid
Hoewel de eigenaardige Nederlander onder expats een geliefd onderwerp van gesprek is, vindt Birschel toch vooral dat we moeten vasthouden aan onze eigenheid: ‘De directheid, grote mond en openheid. Dat heeft ook zijn charme, waar wij Duitsers weleens jaloers op zijn.’ Nederlanders zijn immers niet alleen direct en lomp. Ze worden ook geroemd om hun flexibiliteit, efficiency, oplossend vermogen, ruimdenkendheid en vrije geest. Maar wees je bewust van de verschillen die er echt zijn. Maak een grapje als je aanvoelt dat er onbegrip is of vraag door waarom iets op een bepaalde manier – en anders dan in Nederland – werkt. Probeer vooral niet te snel te oordelen. Want hoe klein en onbetekenend de verschillen soms ook mogen lijken, ze betekenen soms wel het verschil tussen een succesvolle zakendeal of een hoop frustratie.’ Decker is het daar helemaal mee eens: ‘In de ene cultuur wordt de Nederlandse directheid begrepen en wordt erom gelachen. In de andere cultuur voelt de persoon zich direct aangevallen en heb je een relatie voorgoed verknald! Vergeet het vertrouwen, zakendoen en de vriendschap dan maar!’

Dit artikel is verschenen in vakblad C (#6 2013) van Logeion, vereniging voor communicatieprofessionals.