Door de corona-crisis worden veel bijeenkomsten nu digitaal georganiseerd. Tips over de tools die we hiervoor kunnen gebruiken slaan ons om de oren. Inmiddels hebben we onze microfoon en webcam gevonden en kunnen we redelijk uit de voeten met videobellen en dergelijke. Maar daarbij blijft de ‘zachte’ kant van online bijeenkomsten onderbelicht. Bijeenkomsten achter het scherm worden gauw statisch eenrichtingsverkeer. Wat velen lastig blijken te vinden is hoe je digitaal echt het gesprek aangaat. Hoe zorg je voor interactie met en tussen je deelnemers? Hoe vraag je door naar het echte sentiment dat leeft? Kortom, hoe haal je meer uit je online bijeenkomst? Inmiddels hebben we bij Bureau Buhrs verschillende methoden in de praktijk gebracht en bereikten we mooie resultaten. De afgelopen weken organiseerden we diverse digitale bijeenkomsten, zoals workshops, informatiebijeenkomsten en stakeholderssessies. Wat hebben we hiervan geleerd? Lees onze tips in deze blog.

Tip 1: combineer de juiste middelen: online én offline
Om meer uit een online bijeenkomst te halen, kiezen wij voor het combineren van online middelen. Middelen die passen bij de doelgroep en het onderwerp. We combineren programma’s voor videobellen (zoals Microsoft Teams of Cisco Webex) met programma’s voor real-time interactie (zoals QANDR, Mentimeter of Sli.do). Via hun smartphone sturen deelnemers reacties in, die direct op het (computer)scherm verzameld worden. Zowel vraag als antwoord kan in diverse vormen, in bijvoorbeeld stellingen, beeld, woordwolken, polls en meer. De gespreksbegeleider stuurt aan de hand van de antwoorden de discussie.

Het kan waardevol zijn om je digitale bijeenkomst te ondersteunen met offline middelen. Sommige mensen zijn immers digitaal moeilijk bereikbaar en/of minder vaardig. Leg daarom het (eerste) contact offline en neem zo de drempel om online te participeren weg. Informeer over je digitale bijeenkomst via bijvoorbeeld nieuwsbrief, krant of flyer en leg uit hoe de digitale bijeenkomst werkt en hoe mensen kunnen deelnemen. Offline middelen kunnen ook ingezet worden voor bijvoorbeeld evaluatie of het delen van resultaten achteraf.

Tip 2: empower deelnemers
De inzet van een interactieve tool helpt om meer uit een digitale bijeenkomst te halen. Belangrijk is dat je hiermee je deelnemers empowered. De respons gebruik je als leidraad voor het gesprek: wat deelnemers inzenden vormt de discussie. Zo maak je hen echt participanten en geen toeschouwers. Bovendien geef je deelnemers veel meer mogelijkheden om inbreng te delen dan via woord of tekst alleen. Een ingezonden afbeelding zegt vaak meer dan 1000 woorden. Hiermee kunnen deelnemers niet alleen platte informatie, maar bijvoorbeeld ook gevoel en sfeer overbrengen.

Gebruik van interactieve tool ‘QANDR’ tijdens de digitale verdiepende bijeenkomst over Centrum Utrecht: Wat is jouw favoriete plekje in het centrum van Utrecht? Een foto zegt meer dan 1000 woorden!

Tip 3: verlaag de drempel
In eerste instantie lijkt een digitale bijeenkomst afstandelijk. Maar juist de veilige afstand en (mogelijke) anonimiteit kunnen voor specifieke deelnemers de drempel verlagen om iets te delen. Sommige deelnemers vinden het onprettig om in beeld te gaan. Biedt daarom altijd de keuze om zonder video deel te nemen. Waar in een traditionele (participatie)bijeenkomst de stap om iets delen in de groep groot kan zijn, bestaat het risico dat maar een paar deelnemers van zich laten horen. Met interactieve tools geef je alle deelnemers de mogelijkheid zich uit te spreken, zonder uit de eigen comfortzone te moeten stappen.

Tip 4: maak het leuk!
Een ongedwongen, prettige sfeer is een ijsbreker voor deelnemers om zich open te stellen. Maak je digitale bijeenkomst daarom leuk! Met een interactieve tool maak je het programma creatief en afwisselend. Deelnemers krijgen een actieve rol en worden geprikkeld om na te denken. Zorg ook dat er ruimte is voor een grapje. Een korte tijdsinvestering in een prettige sfeer betaalt zich uit in een goed gesprek.

Tip 5: geef deelnemers een gezicht
Juist bij een digitale bijeenkomst is het extra belangrijk dat alle deelnemers zich gezien en gehoord voelen, omdat de setting afstandelijker is. Kijk als gespreksbegeleider in de camera, zodat het contact natuurlijk voelt. Bij een kleinschalige digitale bijeenkomst kan je deelnemers (eventueel afwisselend met je presentatie) met video in beeld laten. Zo geef je hen letterlijk een gezicht. Ook is het waardevol om te beginnen met een voorstelrondje en deelnemers aan te spreken bij hun naam als je ze het woord geeft. Een online bijeenkomst is echt interactief als deelnemers ook met elkaar in gesprek gaan. Als gespreksbegeleider kan je dit stimuleren, door deelnemers te prikkelen om op elkaar te reageren en het gesprek af en toe de vrije loop de laten.

Organiseer je een digitale bijeenkomst met veel deelnemers? Dan is het lastig om deelnemers op allemaal in beeld en aan het woord te laten. Een oplossing is om vertegenwoordigers in te zetten met wie je deelnemers zich identificeren. Voor een bewonersbijeenkomst kan je bijvoorbeeld werken met een panel van buurtvertegenwoordigers. Ook kan de gespreksbegeleider namen en/of aantallen opsommen van mensen die vragen en opmerkingen hebben gedeeld.

Ga altijd voor een dikke voldoende!!
Door de tips uit deze blog toe te passen kan je meer uit je digitale bijeenkomst halen. Zo vermijd je de gevreesde monoloog en organiseer je een interactief, persoonlijk gesprek met en tussen je deelnemers. Wij vroegen de deelnemers aan onze digitale verdiepende bijeenkomst over Centrum Utrecht ons te beoordelen en scoorden een 8,5!

Wil jij ook zulke tevreden deelnemers hebben bij jouw (digitale) bijeenkomsten? Of heb je andere vragen over digitale bijeenkomsten? Bureau Buhrs helpt graag bij vragen over of bij de organisatie van jouw digitale bijeenkomst. En natuurlijk ook bij al je andere communicatie- en marketingvragen. Download onze brochure Let’s Go Digital of neem contact met ons op.

E: info@bureaubuhrs.nl
T: 020-632 5805

Jasper Bulteel – adviseur
Fenneke Hogenhout – adviseur