Virtueel geeltjes plakken op een whiteboard. Samen de digitale plattegrond van jouw wijk intekenen. Uiteengaan in break out-rooms om in kleine clubjes verder te praten over het stimuleren van interactie. Tijdens de Lab-sessie van Bureau Buhrs konden de 60 deelnemers kennismaken met diverse tools om hun digitale bijeenkomsten leuker, interactiever en verrassender te maken. Een grote behoefte bleek dit te zijn. ‘Maar,’ benadrukten sprekers Marinka van Vliet (adjunct-directeur Bureau Buhrs) en Simone Krouwer (gedragsspecialist aan de Universiteit van Antwerpen), ‘het gebruik van een tool moet geen doel op zich worden. Een bewoner die bezorgd is omdat zijn woning misschien wordt gesloopt, zit niet te wachten op een speelse werkvorm waarbij hij zijn droom voor de wijk mag tekenen. Dus kijk eerst naar wat je wilt bereiken met de bijeenkomst en verdiep je in de doelgroep: wat is hun achtergrond, wat zijn hun motieven en verwachtingen bij de bijeenkomst.’
‘17 (and still counting) lessen uit de praktijk’.
Dit thema stond centraal tijdens onze lab-sessie op 4 maart. Digitale bijeenkomsten zijn bij de meeste mensen inmiddels ‘normaal’ geworden. Bijna niemand schrikt meer als hij of zij bij een uitnodiging voor een vergadering een Zoom- of Teams-linkje krijgt. Ook Bureau Buhrs organiseert al een jaar bijna alle bijeenkomsten met bewoners en stakeholders digitaal. En heeft inmiddels een 2e versie van een brochure hierover uitgebracht Let’s go digital 2.0. Tijd dus om alle opgedane lessen uit de praktijk te delen.
Goede voorbereiding
Toen de ruim 60 deelnemers waren ingelogd, trapte adjuct-directeur Marinka van Vliet af. Haar advies: begin met een goede voorbereiding. Misschien een open deur, maar elke keer opnieuw blijkt dit een sleutel voor succes. Stel vooraf heldere doelen en communiceer duidelijk over de vorm, het verloop en de impact van de bijeenkomst. Bereid de deelnemers ook tijdig voor over de gewenste mate van interactie. Welke overlegvorm is geschikt en digitale hulpmiddelen zijn geschikt om de reacties, wensen en meningen van deelnemers te verzamelen? Dat betekent dus dat je kennis over het aanbod en de mogelijkheden van digitale bijeenkomsten goed moet kennen.
Ieder mens is anders
Specialist Simone Krouwer, onderzoeker Communicatiewetenschappen bij de Universiteit van Antwerpen, ging in op de individuele drijfveren om deel te nemen aan een digitaal overleg. Ieder mens is anders, dus kijk naar wat er wel en wat niet scoort bij je bijeenkomsten. Wat werkt motiverend en hoe ontvang je goede input van deelnemers? Ondersteunende tools kunnen een belangrijke rol spelen om de spanningsboog tijdens het overleg hoog te houden, maar moeten hun doel niet voorbij schieten. Niet bij iedere bijeenkomst kan dit of is dit gepast.
Kennis over tools-aanbod
In het tweede deel van de sessie gingen de deelnemers in aparte groepen uiteen, in drie verschillende settings. Hieruit kwamen ‘more lessons learned’. Vooral de behoefte aan meer kennis over het tools-aanbod stond bij de deelnemers met stip op nummer 1. Direct gevolgd door de constatering dat de tijd omvliegt! Zorg dat je een digitale bijeenkomst voldoende tijd geeft. Daar kwamen we ook zelf weer achter: de lab-sessie had langer mogen duren… Time flies when you’re having fun!
Heb je onze lab-sessie gemist of wil je de sessie delen met je collega’s? Bekijk dan hier de opname van de sessie terug: